بسیاری از مالکان خانه، مغازه، زمین کشاورزی و سایر املاک، سال‌هاست که تنها با اسناد عادی مانند قولنامه، مبایعه‌نامه یا صلح‌نامه مالکیت خود را اثبات می‌کنند و به دلیل نداشتن سند رسمی، در انجام بسیاری از امور حقوقی و اداری با مشکلاتی مواجه هستند. با این حال، قانون این امکان را فراهم کرده است که مالکان این دسته از املاک، در صورت داشتن شرایط قانونی، نسبت به دریافت سند رسمی مالکیت اقدام کنند.

مطابق ضوابط موجود، افرادی که ملک آن‌ها فاقد سند مالکیت رسمی است یا دارای سند مالکیت مشاعی بوده اما به دلیل در دسترس نبودن سایر شرکا امکان افراز یا تفکیک ملک را ندارند، می‌توانند از طریق قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی، درخواست صدور سند مالکیت را ثبت کنند.

نخستین گام برای آغاز این فرآیند، تهیه نقشه دقیق ملک است. این نقشه باید مطابق ضوابط ثبتی تهیه شود تا امکان بررسی وضعیت ملک و تطبیق آن با سوابق ثبتی فراهم شود.

پس از آن، متقاضی باید مدارک مالکیت خود را آماده کند. این مدارک می‌تواند شامل قولنامه، مبایعه‌نامه، صلح‌نامه، گواهی حصر وراثت، سند مالکیت مشاعی و سایر مستندات مرتبط باشد. تمامی این اسناد باید در یکی از دفاتر اسناد رسمی برابر با اصل شوند تا قابلیت ارائه در فرآیند رسیدگی را داشته باشند.

در ادامه، متقاضی باید با مراجعه به سامانه قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی، ضمن ثبت اطلاعات مورد نیاز، نقشه ملک و تصاویر برابر با اصل مدارک مالکیتی را بارگذاری و درخواست خود را نهایی کند.

پس از ثبت درخواست در سامانه، نسخه چاپی فرم تکمیل‌شده ثبت‌نام به همراه کپی برابر با اصل مدارک مالکیتی باید از طریق پست سفارشی به واحد ثبتی محل وقوع ملک ارسال شود تا پرونده وارد مرحله رسیدگی شود.

در مراحل بعدی، پرونده برای بررسی به کارشناسان مربوط ارجاع می‌شود و پس از بررسی‌های لازم، هیئت موضوع قانون تعیین تکلیف درباره درخواست متقاضی تصمیم‌گیری می‌کند. همچنین پرداخت هزینه انتشار آگهی و سایر اقدامات اداری و ثبتی نیز در همین مرحله انجام می‌شود. تمامی اطلاع‌رسانی‌های مربوط به روند رسیدگی، از طریق پیامک و به شماره تلفن همراهی که متقاضی هنگام ثبت‌نام در سامانه اعلام کرده است، ارسال خواهد شد.

در نهایت، چنانچه تصرفات مالکانه متقاضی احراز شود، تشریفات قانونی به پایان برسد، رأی هیئت صادر شود و در مهلت قانونی نیز اعتراضی نسبت به آن ثبت نشود، سند مالکیت رسمی برای ملک صادر خواهد شد.

دریافت سند رسمی، علاوه بر تثبیت مالکیت، زمینه انجام آسان‌تر معاملات، دریافت تسهیلات بانکی، کاهش اختلافات ملکی و افزایش امنیت حقوقی مالکان را فراهم می‌کند و به همین دلیل، به مالکان املاک فاقد سند رسمی توصیه می‌شود در صورت داشتن شرایط قانونی، نسبت به ثبت درخواست خود اقدام کنند.