سیدعلی خندانی، رییس کانون سردفتران و دفتریاران روز یکشنبه در نشست خبری گرامیداشت روز دفاتر اسناد رسمی، اظهار کرد: مدیران دفاتر اسناد رسمی مصداق بارز «کاتبان بالعدل» هستند و در این آیه مبارکه به مهمترین موضوع روز جامعه یعنی نحوه تنظیم مراودات و قراردادهای بین افراد پرداخته است.

وی ادامه داد: امسال به دلیل شرایط اقتصادی کشور و در راستای صرفه‌جویی به منظور همکاری با سیاست‌های کلی نظام، مراسم منسجمی برای گرامیداشت روز دفاتر اسناد رسمی برگزار نکردیم.

رییس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به توسعه ابزارهای نوین از جمله هوش مصنوعی، اظهار کرد: در هر زمان و شرایطی، چه در گذشته، چه حال و چه آینده، نقش کاتب و تنظیم‌کننده سند باید حفظ شود و هیچ قانون، فناوری، نرم‌افزار یا هوش مصنوعی‌ای نباید جایگزین این جایگاه شود؛ جایگاهی که حتی در قرآن کریم نیز به آن تصریح شده است.

وی افزود: شکل و شیوه ثبت اسناد ممکن است متناسب با شرایط روز تغییر کند؛ همان‌طور که ثبت سنتی به ثبت الکترونیکی تبدیل شده است. ما با تحولات فناورانه از جمله هوش مصنوعی تطبیق داریم و مشکلی در این زمینه وجود ندارد، اما این تطبیق به معنای تغییر مسیر قانون یا حذف نقش دفاتر اسناد رسمی نیست؛ چرا که چنین برداشتی نه نظر قانون‌گذار است و نه با شرع مقدس اسلام همخوانی دارد.

رییس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، گفت: این قانون مترقی در راستای قرآن، شرع و ایجاد نظم در جامعه تدوین شده است و قانون از ابتدا با هدف ساماندهی معاملات و مراودات مردم طراحی شد و تمامی مواد آن بر همین اساس تنظیم شده است.

خندانی با اشاره به برخی ابهامات در اجرای این قانون، افزود: از زمان ابلاغ قانون، برخی ابهامات وجود داشته و هنوز پس از یک سال نیز مطرح است. بر اساس این قانون، معاملات در سه مسیر قابل انجام است؛ یکی مراجعه مستقیم به دفاتر اسناد رسمی، دوم ارسال قرارداد از طریق مشاوران املاک به دفاتر اسناد رسمی و روش سوم که به صورت الکترونیکی و خودکاربری پیش‌بینی شده است، افراد در سامانه‌ها قراردادها را ثبت کنند البته این موضوع به معنای این نیست که همان چیزی که ثبت می‌کنند رسمیت دارد، بلکه باید برای طی تشریفات به دفاتر اسناد رسمی مراجعه شود.

وی تأکید کرد: روش سوم به معنای ثبت مستقیم و تبدیل آن به سند رسمی نیست و نظر قانونگذار و شورای نگهبان نیز چنین نبوده است.

رییس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به آیین‌نامه‌های اجرایی قانون گفت: آیین‌نامه‌ها نیز تصریح دارند که حتی در صورت ثبت اولیه اطلاعات، برای طی مراحل بعدی و تنظیم سند رسمی، مراجعه به دفتر اسناد رسمی الزامی است.

خندانی هشدار داد: نباید مسیر اجرای قانون به سمتی برود که با تفسیرهای نادرست، انحراف ایجاد شود. برخی روش‌ها صرفاً استثناهایی برای تسهیل امور مردم بوده‌اند، نه اینکه به قاعده اصلی و محور اجرای قانون تبدیل شوند.

وی با اشاره به مخاطرات احتمالی ثبت‌های خودکار و بدون نظارت تخصصی، تأکید کرد: اگر از همان ابتدای اجرای قانون با قاطعیت جلوی این انحراف‌ها گرفته نشود، تبعات حقوقی و امنیتی جدی به دنبال خواهد داشت؛ چرا که در بسترهای الکترونیکی، افراد سودجو می‌توانند با تسلط فنی بالا، حتی بدون اطلاع مالک، اقدام به نقل‌وانتقال املاک کنند.

بخش مهمی از خدمات ثبتی و قضایی به دفاتر اسناد رسمی برون‌سپاری می‌شود

رییس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به سیاست‌های پیش‌بینی‌شده در قانون برنامه هفتم، از آغاز فرآیند برون‌سپاری گسترده خدمات ثبتی و قضایی به دفاتر اسناد رسمی خبر داد و گفت : برون‌سپاری خدمات از جمله موضوعاتی است که هم در برنامه هفتم توسعه و هم در قوانین بالادستی مورد تأکید قرار گرفته و قوه قضاییه نیز در همین راستا بخشی از وظایف خود را به دفاتر اسناد رسمی منتقل کرده است.

خندانی یکی از نخستین اقدامات در این زمینه را انتقال امور مربوط به «اجرای اسناد رسمی» دانست و گفت: اجرای اسناد از جمله فرآیندهای پیچیده، فنی و زمان‌بر است و بخش عمده مراجعات مردم به دستگاه قضایی به دلیل همین موضوع انجام می‌شود و با انتقال این وظیفه به دفاتر اسناد رسمی، صدور اجرائیه و انجام اقدامات حقوقی و فنی مرتبط توسط دفاتر انجام خواهد شد که این امر می‌تواند موجب کاهش صف‌ها، تسریع در امور و افزایش رضایتمندی مراجعان شود.

وی به انتقال خدمات مربوط به «ثبت شرکت‌ها» به دفاتر اسناد رسمی اشاره کرد و افزود: از تأسیس شرکت‌ها گرفته تا تغییرات، انحلال و تسویه، همه این خدمات که پیش از این نیازمند مراجعه به واحدهای ثبت شرکت‌ها بود، در قالب رسمی به دفاتر اسناد رسمی واگذار خواهد شد.

خندانی با اشاره به بند «پ» ماده ۱۱۴ قانون برنامه هفتم پیشرفت، این ماده را یک نوآوری مهم و حاصل هوشمندی قانون‌گذار توصیف کرد و گفت: بر اساس این ماده، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف به ایجاد دفاتر فنی، مهندسی و حقوقی شده و امور مربوط به املاک نیز به این دفاتر منتقل می‌شود. به این ترتیب، اقداماتی نظیر تهیه نقشه، تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی و سایر خدمات ثبتی حوزه املاک که پیش از این در اختیار واحدهای ثبتی بود، به دفاتر منتقل خواهد شد.

وی تأکید کرد: دفاتر اسناد رسمی به عنوان یکی از کارگزاران اصلی سازمان ثبت، به دلیل برخورداری از زیرساخت‌های فنی، حقوقی و تشکیلات اداری، ظرفیت لازم برای ارائه این خدمات را دارند و مردم می‌توانند بدون مراجعه مستقیم به واحدهای ثبتی، امور خود را از طریق دفاتر اسناد رسمی در سراسر کشور پیگیری کنند.

رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با بیان اینکه مقدمات اداری و تشکیلاتی این طرح تا حد زیادی فراهم شده است، افزود: ایجاد مؤسسه مربوطه، اخذ مجوزها و واگذاری مجوز به شعب انجام شده و پیش‌بینی می‌شود دفاتر خدمات فنی، حقوقی و مهندسی سازمان ثبت تا پایان یا اواسط دی‌ماه فعالیت خود را آغاز کنند.

دفاتر اسناد رسمی رتبه‌بندی می‌شود

رییس کانون سردفتران و دفتریاران در پاسخ به سئوالی درباره طرح رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی و نگرانی‌ها نسبت به ایجاد تبعیض میان دفاتر قدیمی و تازه‌تأسیس، گفت: رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی ریشه در قوانین و مقررات پیش از انقلاب دارد که بر اساس معیارهای مختلف، از جمله سابقه فعالیت دفاتر، انجام می‌شد. در آن زمان، دفاتر بر اساس سال‌های فعالیت، به‌عنوان مثال تا پنج سال سابقه یا بیشتر، در درجات مختلف طبقه‌بندی می‌شدند. پس از انقلاب، این نظام درجه‌بندی به‌تدریج کمرنگ شد و عملاً از کیفیت و ساختار مشخص گذشته فاصله گرفت.

خندانی افزود: نگاه برابر به دفاتر اسناد رسمی در سراسر کشور، رویکردی صحیح و قابل دفاع است، اما در عین حال نمی‌توان از شاخص‌های کیفی چشم‌پوشی کرد. عواملی مانند سابقه کاری، حسن سابقه انتظامی، کیفیت ارائه خدمات، نحوه برخورد با مراجعان، زمان‌بندی مناسب، محل استقرار دفتر و رضایت‌مندی مردم از جمله معیارهایی هستند که در ارزیابی دفاتر باید مدنظر قرار گیرند.

وی با اشاره به تجربه سایر دستگاه‌ها در سنجش رضایت مردم گفت: در بسیاری از نهادهای خدمات‌رسان، پس از ارائه خدمت، از طریق پیامک یا سامانه‌های نظرسنجی، نظر ارباب‌رجوع درباره کیفیت خدمات دریافت می‌شود و همین الگو می‌تواند مبنای مناسبی برای ارتقای عملکرد دفاتر اسناد رسمی باشد.

رییس کانون سردفتران تصریح کرد: در آیین‌نامه اصلاحی مصوب سال ۱۴۰۰، صراحتاً موضوع رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی شده و بر همین اساس، دستورالعمل‌های لازم تدوین و مقدمات اجرای آن فراهم شده است. با این حال، اجرای دقیق این طرح نیازمند گذر زمان و بررسی سوابق عملکرد دفاتر است.

وی ادامه داد: بدیهی است که دفاتر تازه‌تأسیس با دفاتری که ۲۰ سال سابقه فعالیت دارند، نمی‌توانند در یک بازه زمانی کوتاه و بر اساس شاخص‌های یکسان ارزیابی شوند. دفتر باسابقه، کارنامه‌ای روشن و قابل ارزیابی دارد، اما دفتر جدید هنوز سابقه کافی برای سنجش کامل عملکرد خود ارائه نکرده است. به همین دلیل، یک دوره زمانی مشخص برای دفاتر تازه‌تأسیس در نظر گرفته شده تا عملکرد آن‌ها قابل ارزیابی شود.

خندانی تأکید کرد: در رتبه‌بندی دفاتر، سوابق انتظامی، تخلفات احتمالی و کیفیت واقعی خدمات ارائه‌شده نقش تعیین‌کننده دارد و هدف اصلی از اجرای این طرح، ایجاد انگیزه برای ارتقای کیفیت خدمات و افزایش رضایت مردم است.

وی خاطرنشان کرد: رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی امری پویا و قابل تغییر است و رتبه‌ها به‌صورت دوره‌ای، از جمله به‌صورت سالانه، مورد بازبینی قرار می‌گیرند؛ به‌گونه‌ای که هر دفتر می‌تواند با بهبود عملکرد خود، جایگاه بالاتری در نظام رتبه‌بندی کسب کند.

افزایش سالانه حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی به نفع مردم است

رییس کانون سردفتران و دفتریاران در پاسخ به سوالی درباره تغییر سازوکار افزایش حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی از دوره‌های چهارساله به افزایش سالانه، به مقررات موجود در این حوزه اشاره کرد و گفت: بر اساس ضوابط گذشته، حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی هر چهار سال یک‌بار افزایش می‌یافت، اما این سازوکار مبتنی بر شرایط اقتصادی و الزامات حدود ۵۰ سال پیش، یعنی آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۵۴ بود که با شرایط امروز همخوانی ندارد.

وی افزود: با توجه به تحولات اقتصادی و نرخ بالای تورم در سال‌های اخیر، در آیین‌نامه اصلاحی مصوب سال ۱۴۰۰ پیش‌بینی شد که حق‌التحریر دفاتر به‌صورت سالانه تعدیل شود. این اصلاحیه به تصویب رئیس قوه قضاییه نیز رسیده و مقرر شده است که این روند به اجرا درآید.

رئیس کانون سردفتران تأکید کرد: برخلاف تصور عمومی، اگر افزایش حق‌التحریر به‌صورت سالانه انجام شود، فشار مالی کمتری به مردم وارد خواهد شد. زمانی که تعرفه‌ها برای چهار سال ثابت می‌ماند، در پایان دوره و با توجه به تورم انباشته، ناچار افزایش ناگهانی و قابل توجهی اعمال می‌شود که همین موضوع موجب نارضایتی و فشار مضاعف بر مردم می‌شود.

وی با اشاره به تجربه سال‌های اخیر گفت: در یکی دو سال گذشته، افزایش حق‌التحریر انجام نشد، در حالی که نرخ تورم در این مدت به‌طور قابل توجهی افزایش یافت. اگر قرار بود این افزایش‌ها یک‌باره و متناسب با تورم انباشته اعمال شود، ناگزیر باید درصدهای بسیار بالاتری در نظر گرفته می‌شد که به‌طور طبیعی فشار بیشتری به مردم وارد می‌کرد.

خندانی خاطرنشان کرد: رئیس قوه قضاییه نیز در تاریخ ۸ اسفند ۱۴۰۳ صراحتاً تأکید کرده‌اند که تعرفه‌ها به‌صورت سالانه اعلام و ابلاغ شود تا افزایش‌ها تدریجی، منطقی و متناسب با شرایط اقتصادی باشد و از تحمیل فشار ناگهانی به مردم جلوگیری شود.

وی افزود: مبنای افزایش سالانه حق‌التحریر، نرخ تورم اعلامی از سوی بانک مرکزی است و هرگونه تعدیل تعرفه‌ها بر اساس همین شاخص رسمی انجام خواهد شد.

رئیس کانون سردفتران تصریح کرد: هدف اصلی از این اصلاح، ایجاد تعادل میان هزینه‌های ارائه خدمات رسمی و حفظ توان مالی مردم است تا خدمات ثبتی با کمترین فشار اقتصادی و مطابق با ضوابط قانونی ارائه شود.

افزایش بی‌ضابطه دفاتر اسناد رسمی کشور را به سمت یک فاجعه صنفی و اجتماعی سوق داده است

رییس کانون سردفتران و دفتریاران با هشدار نسبت به پیامدهای افزایش بی‌رویه دفاتر اسناد رسمی در سال‌های اخیر، از زیان‌ده شدن بخش قابل توجهی از دفاتر و تشدید مشکلات اقتصادی و حرفه‌ای سردفتران خبر داد و با بیان اینکه تناسبی میان تعداد دفاتر اسناد رسمی با میزان مراجعات، شرایط اقتصادی، حجم معاملات و نیاز واقعی مناطق وجود ندارد، گفت: در برخی مناطق کشور، حتی در مناطقی که از نظر تقسیمات جغرافیایی هنوز محل بحث هستند، نزدیک به ۲۰ دفترخانه فعال وجود دارد، در حالی که حجم کار و مراجعات به هیچ‌وجه پاسخگوی این تعداد نیست. نتیجه این وضعیت، بیکاری، کم‌کاری و در نهایت زیان‌ده شدن گسترده دفاتر اسناد رسمی است؛ مشکلی که هر روز در حال گسترش است و نیازمند اصلاح فوری است.

وی افزود: نگرانی اصلی ما این است که جوانان کشور وارد حرفه‌ای شوند که نه‌تنها امکان تأمین معیشت در آن وجود ندارد، بلکه آنان را از «بیکاری» به «بیکاری همراه با بدهکاری» سوق می‌دهد. امروز بسیاری از سردفتران تازه‌وارد، علاوه بر نداشتن درآمد کافی، با بدهی‌های سنگین نیز مواجه هستند.

رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با ارائه آمارهای مقایسه‌ای گفت: اکنون حدود ۱۳ هزار و ۵۰۰ دفتر اسناد رسمی در سراسر کشور فعال است. این در حالی است که از سال ۱۳۱۰، زمان تأسیس دفاتر اسناد رسمی، تا سال ۱۴۰۱، مجموع دفاتر فعال کشور حدود ۹ هزار دفتر بود. اما تنها در فاصله سه تا چهار سال اخیر، حدود ۴ هزار و ۵۰۰ دفترخانه جدید ایجاد شده است؛ رقمی معادل حدود ۵۰ درصد کل دفاتر ایجادشده در ۸۰ سال گذشته.

وی تصریح کرد: این بدان معناست که ظرف مدت کوتاهی، جذب دفاتر اسناد رسمی به اندازه چند دهه انجام شده است؛ روندی که نه منطقی است و نه با اصول بدیهی برنامه‌ریزی و نیازسنجی همخوانی دارد. هر کسب‌وکار و هر حرفه‌ای، پیش از ایجاد، نیازمند ارزیابی نیاز منطقه، جمعیت، شرایط اقتصادی و حجم تقاضاست؛ موضوعی که متأسفانه در این روند نادیده گرفته شده است.